スケジュール＆タスク管理(4) 週間行動予定を作成する

GTDでは週の振り返りを週次レビューとしているが、1週間の予定の組立作業はさしずめ「週次プレビュー」といったところだろうか。
一週間の自分の行動を想像しながら、具体的な行動計画を作ってみよう。

Google Calendar上で組み立てる

Google Calendarを週表示にして、基本30分1単位として、カレンダーを埋めていきます。
埋める順番は、以下の通りです。

1. Sleepに睡眠時間を入力する。
2. Officeに勤務時間を入力する。
3. Privateに1単位以上必要とする予定を入力する。

これに、前回のTV&Videoを加えたものが1週間の行動予定になります。
また、事前に収集していた予定のうち、必要なものもこの時点で組み込みます。

Officeに入力するのは、あくまでも「会社にいる時間」です。件名は「仕事」で登録します。
何故、細かい仕事の予定を入れないかといえば、最初にお話した通り、業務内容があまりにも突発的だからです。
仕事の締め切り等については、カレンダーに入力してあるものもありますが、週間行動予定を立てるときは「無視」しておきます。

注意する点として、

1. 予定が重ならないようにする。
2. 全部を埋めない。

1.は当然として、2.はついつい埋めたくなってしまうので、気をつけたいところです。
初回に説明した通り、予定は変動することを前提として、ある程度のバッファーを用意しておく必要があります。
1日のうちで処理できるズレは、その日の空白部分を利用して片付けてしまいます。
また、吸収できないズレをその週のうちに処理するために、休日の昼間は、なるべく空白にしておきます。

仕事の時間については、事前にある程度残業が判っている場合は残業を見越した時間を入力しておきます。
急に残業が入ってきた場合には、TV&Videoをバッファーとして利用します。
バッファーとして利用した視聴予定は、休日の空白部分で消化していきます。
（それでも消化しきれないものについては、翌週に組み込むことになります。）

カズンの週間ページへ転記する

Google Calendar上で組み上げた週間行動予定を、手帳に転記します。
私は、ほぼ日手帳カズンを使っていますので、週間ページに記入します。

ちなみに、予定（カレンダー）の色をGoogle Calendarとカズンで統一しておくと、分かりやすくなります。
私の分け方は

• 緑……TV関係
• 青……私事
• 黒……仕事
• 紫……睡眠
• 赤……休日

となっています。

なぜ、わざわざ手帳に転記するのかといえば、後日説明しますが最終的にGoogle Calendarには「予定」が残りませんので、「予定」を記録しておくのがカズンの週間ページの役割となるからです。
以前の予定を確認したい場合等には、カズンの週間ページを閲覧することになります。

次回は、デイリータスクリストの作成について説明します。